Konkurs krok po kroku

Konkurs w zamówieniach publicznych jest bardzo ciekawym zjawiskiem. Oczywiście potraktowany jako „dodatek do ustawy” opisany lakonicznie, ale jednak ciekawy.

Należy zacząć od tego, że konkurs w zamówieniach publicznym nie jest trybem zamówienia publicznego, w ogóle nie jest zamówieniem publicznym. Jest procedurą, dzięki której można wyłonić przyszłego wykonawcę w ramach zamówienia publicznego. Doskonałym przykładem konkursu jest konkurs architektoniczno-budowlany.

Taka formuła przydaje się, jeśli zamawiający nie ma samodzielnie możliwości lub umiejętności, żeby opisać przedmiot zamówienia w jednym z konkurencyjnych trybów – przetargu nieograniczonym lub ograniczonym.

Żeby przygotować konkurs organizator musi posiadać jednak sporo informacji. Po pierwsze musi posiadać ogólną wizję przyszłego zamówienia publicznego. Po drugie w przypadku konkursu architektoniczno-budowlanego musi posiadać program funkcjonalno-użytkowy. Tak przygotowany organizator może przystąpić do przeprowadzenia konkursu.

Opis przedmiotu konkursu, który jest odpowiednikiem opisu przedmiotu zamówienia jest najważniejszym elementem regulaminu konkursu. Jeśli organizator nie opisze dobrze tego, co ma być osiągnięte w konkursie (np. zaprojektowane) prace konkursowe będą niezbyt atrakcyjne. Zresztą bardzo podobna sytuacja występuje w zamówieniach publicznych. Niedostateczny, niedokładny, ogólny opis przedmiotu zamówienia powoduje, że zamawiający otrzyma adekwatne usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Szacowanie wartości konkursu
Art. 111 [Katalog nagród]
1. Nagrodami w konkursie mogą być:
1) nagroda pieniężna lub rzeczowa;
2) zaproszenie do negocjacji w trybie negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych lub
3) zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej.
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, przedmiotem zamówienia jest szczegółowe opracowanie pracy konkursowej.
3. Wartością konkursu jest wartość nagród.
4. Wartością konkursu, w którym nagrodą jest zaproszenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, jest wartość tego zamówienia oraz wartość nagród dodatkowych, jeżeli zamawiający przewidział takie nagrody.
5. Do ustalenia wartości konkursu przepisy art. 35 stosuje się odpowiednio.
Wartością szacunkową konkursu jest wartość nagród jakie organizator zamierza wypłacić (jeśli są przewidziane nagrody pieniężne) oraz co ważne wartość zamówienia w wolnej ręki jakie zamierza udzielić zwycięzcy konkursu.
Przykład

Jeśli przedmiotem konkursu jest opracowanie koncepcji architektoniczno-budowlanej nagrodami w konkursie będzie nagroda pieniężna (lub ich suma jeśli organizator przewiduje więcej niż jedną nagrodę) oraz wartość szacunkowa zamówienia z wolnej ręki, jakie zostanie udzielone zwycięzcy na opracowanie i wykonanie dokumentacji projektowej.
Tak więc w zdecydowanej większości przypadków konkursy architektoniczno-budowlane będą wymagały publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Konkurs wszczyna się (tak jak przetargi) od publicznego ogłoszenia konkursu przekazywanego w zależności od wartości (nagród) do publikacji do BZP lub DUUE. W pierwszym przypadku organizator konkursu publikuje od razu ogłoszenie o konkursie i regulamin (z załącznikami) na stronie internetowej, w drugim musi poczekać do publikacji ogłoszenia w TED, i dopiero wtedy zabiera się za publikację.
Art. 117 [Etapy konkursu]
1. Konkurs może być zorganizowany jako jednoetapowy lub dwuetapowy.
2. W konkursie dwuetapowym w pierwszym etapie zostają wyłonione opracowania studialne, odpowiadające wymaganiom określonym w regulaminie konkursu. W drugim etapie sąd konkursowy, na podstawie kryteriów określonych w regulaminie konkursu, ocenia prace konkursowe wykonane na podstawie opracowań studialnych wyłonionych w pierwszym etapie.
Odpowiednikiem specyfikacji istotnych warunków zamówienia jest regulamin konkursu. Niestety ustawodawca znowu nie stanął na wysokości zadania i nie opisał dostatecznie jak regulamin ma wyglądać. Organizator może więc dowolnie formułować jego treść, przy zachowaniu określonych ustawą minimów. Ale, co ważne musi samemu pamiętać o wszystkich zasadach, które w trybach zamówień publicznych są określone ustawą. Organizator musi więc opisać zasady uzupełniania dokumentów, zasady odrzucenia i wykluczenia uczestników konkursu, zasady oceny prac konkursowych oraz wiele innych zasad. Jeśli tego nie zrobi, oczywiście nie będzie mógł skorzystać chociażby z procedury uzupełnienia dokumentów.

Co więc musi bezwzględnie zawierać regulamin?
Art. 116 [Regulamin konkursu]
1. Zamawiający przeprowadza konkurs na podstawie ustalonego przez siebie regulaminu konkursu.
2. Regulamin konkursu określa w szczególności:
1) imię i nazwisko albo nazwę (firmę) oraz adres i miejsce zamieszkania (siedzibę) zamawiającego;
2) formę konkursu;
3) szczegółowy opis przedmiotu konkursu;
4) maksymalny planowany łączny koszt wykonania prac realizowanych na podstawie pracy konkursowej;
5) w przypadkach, o których mowa w art. 111 ust. 1 pkt 2 i 3, zakres szczegółowego opracowania pracy konkursowej stanowiącego przedmiot zamówienia udzielanego w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki;
6) informację o oświadczeniach lub dokumentach, jakie mają dostarczyć uczestnicy konkursu w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im wymagań, przepis art. 25 stosuje się odpowiednio;
7) sposób porozumiewania się zamawiającego z uczestnikami konkursu oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów;
8) miejsce i termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w konkursie;
9) zakres rzeczowy i formę opracowania oraz sposób prezentacji pracy konkursowej;
10) miejsce i termin składania prac konkursowych przez uczestników dopuszczonych do udziału w konkursie;
11) kryteria oceny prac konkursowych wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów;
12) skład sądu konkursowego;
13) rodzaj i wysokość nagród;
14) termin wydania (wypłacenia) nagrody, a w przypadkach, o których mowa w art. 111 ust. 1 pkt 2 i 3, zaproszenia do negocjacji w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki;
15) wysokość zwrotu kosztów przygotowania prac konkursowych, jeżeli zamawiający przewiduje ich zwrot;
16) postanowienia dotyczące przejścia autorskich praw majątkowych do wybranej pracy wraz ze szczegółowym określeniem pól eksploatacji prac konkursowych, a w przypadkach, o których mowa w art. 111 ust. 1 pkt 2 i 3, również istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do umowy;
17) sposób podania do publicznej wiadomości wyników konkursu;
18) sposób udzielania wyjaśnień dotyczących regulaminu konkursu;
19) pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących uczestnikom konkursu.
3. Zamawiający przekazuje uczestnikowi konkursu regulamin konkursu w terminie 5 dni od dnia zgłoszenia wniosku o jego przekazanie. Cena, jakiej wolno żądać za regulamin konkursu, może pokrywać jedynie koszty jego druku oraz przekazania.
Należy zauważyć, że ust. 3 może być obecnie traktowany w sposób rozszerzony – to znaczy, można uznać, że zamawiający przekazuje regulamin publikując go na swojej stronie www.

Forma konkursu jest również bardzo ważna. Organizator konkursu musi określić, czy konkurs będzie jednoetapowy, czy dwuetapowy,. Przy konkursie architektoniczno-budowlanym należy zawsze zastanowić się nad konkursem dwuetapowym. Należy pamiętać, że po każdym etapie konkursu organizator może zmodyfikować nieco wymagania do następnego etapu. Więc jeśli w wyniku badania prac po pierwszym etapie konkursu okaże się, że jakość prac odbiega nieco od oczekiwań organizatora może on opublikować dodatkowe wytyczne do drugiego etapu. W ten sposób poprzez nieznaczną ingerencję w prace i opis przedmiotu konkursu można zagwarantować sobie lepszą jakość w kolejnym etapie.

Nagrody w konkursie

Nagrodami w konkursie mogą być nagrody finansowe i zaproszenia do negocjacji dla zwycięzcy konkursu. Jeśli chodzi o wysokość nagród, to trzeba pamiętać, że determinują udział w konkursie. Opracowanie pracy konkursowej jest dość drogie i czasochłonne, więc uczestnicy oczekiwać będą, że nawet w przypadku gdy nie wygrają, ale dostaną się do finału praca włożona w ich przygotowanie im się zwróci. Co prawda istnieje możliwość, aby organizator konkursu dokonał zwrotu poniesionych w związku z przygotowaniem pracy konkursowej kosztów, ale zdarza się to niezmiernie rzadko, ponieważ w zdecydowanej większości przypadków, po prostu nie ma na to pieniędzy.

Wysokie nagrody pieniężne stanowią motywację do udziału w konkursie. Ustawa PZP nie ogranicza ani ich górnego, ani dolnego pułapu więc wszystko zależy od możliwości organizatora konkursu.

Po opublikowaniu konkursu uczestnicy mogą zadawać pytania, organizator na nie odpowiada. Sposób dokonywania tych czynności powinien zostać określony w regulaminie konkursu. Można przyjąć rozwiązanie z ustawy PZP właściwe dla przetargu nieograniczonego. W wyniku odpowiedzi opis przedmiotu konkursu może ulegać modyfikacji. W takim przypadku organizator musi zastanowić się, czy uczestnicy nie powinni mieć dodatkowego czasu na przygotowanie prac konkursowych.

Bardzo ważne jest, żeby organizator konkursu określił jaki jest maksymalny planowany łączny koszt wykonania prac realizowanych na podstawie pracy konkursowej. Da to uczestnikom konkursu pogląd na to, jak mają wykonać prace, żeby ich wartość merytoryczna i rzeczowa odpowiadała możliwością organizatora konkursu.

Żeby przystąpić do konkursu uczestnik musi złożyć wniosek o dopuszczenie do udziału w konkursie wraz z oświadczeniem, że nie jest związany w żaden sposób z organizatorem, lub sędziami sądu konkursowego oraz innymi dokumentami określonymi przez organizatora konkursu. Zakwalifikowani uczestnicy konkursu będą dalej w nim uczestniczyć. Kryteria jakie muszą spełnić uczestnicy, w celu zakwalifikowania się do konkursu określa regulamin konkursu. Uczestników zakwalifikowanych do udziału w konkursie organizator zaprasza do składania prac konkursowych.

Prace złożone przez uczestników konkursu ocenia sąd konkursowy.
Art. 113 [Sąd konkursowy]
1. Sąd konkursowy jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powołanym do oceny spełniania przez uczestników konkursu wymagań określonych w regulaminie konkursu, oceny prac konkursowych oraz wyboru najlepszych prac konkursowych.
2. Sąd konkursowy w szczególności sporządza informacje o pracach konkursowych, przygotowuje uzasadnienie rozstrzygnięcia konkursu, a także, w zakresie, o którym mowa w ust. 1, występuje z wnioskiem o unieważnienie konkursu.
3. Sąd konkursowy w zakresie spraw, o których mowa w ust. 1 i 2, jest niezależny.
4. Kierownik zamawiającego może powierzyć sądowi konkursowemu inne niż określone w ust. 1 czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem konkursu.

Art. 112 [Organizacja konkursu] (...)
3. Sąd konkursowy składa się co najmniej z 3 osób powoływanych i odwoływanych przez kierownika zamawiającego.
4. Do członków sądu konkursowego przepisy art. 17 stosuje się odpowiednio.
5. Członkami sądu konkursowego są wyłącznie osoby posiadające kwalifikacje umożliwiające ocenę zgłoszonych prac konkursowych, z tym że jeżeli przepisy szczególne wymagają posiadania uprawnień do opracowania pracy konkursowej, co najmniej 1/3 członków sądu konkursowego, w tym jego przewodniczący, posiada wymagane uprawnienia.
Można więc pokusić się o stwierdzenie, że sąd konkursowy jest odpowiednikiem komisji przetargowej, która doradza kierownikowi zamawiającego które prace powinny być wybrane jako najlepsze w konkursie. Ważne jest to, że zgodnie z art. 112 ust 5 członkami sądu konkursowego są osoby posiadające odpowiednie kwalifikację umożliwiające tym osobom ocenę prac na właściwym poziomie, oraz że co najmniej 1/3 z nich, w tym przewodniczący musi posiadać uprawnienia równoważne do tych, które będą wymagane do opracowania pracy konkursowej.

Członkowie sądu konkursowego oraz sekretarz sądu składają wymagane art. 17 ustawy PZP oświadczenia, przy czym wydaje się, że oświadczenia powinny być przez nich składane 2 razy. Pierwszy raz w momencie rozpoczęcia prac – w zakresie braku podstaw do wykluczenia z prac sądu z uwagi na chęć złożenia pracy konkursowej. Drugi raz po ogłoszeniu wyników konkursu w zakresie braku powiązań z uczestnikami konkursu, którzy wygrali. To podejście jest jednak nieco „ostrożnościowe” i można pokusić się o odebranie od sędziów sądu oświadczeń tylko raz w dowolnym momencie konkursu. Przemawia za tym literalne brzmienie przepisu
Art. 121 [Składanie prac konkursowych] (…)
4. Zamawiający zapewnia, że do rozstrzygnięcia konkursu przez sąd konkursowy niemożliwe jest zidentyfikowanie autorów prac konkursowych.
Wypełnienie powyższego przepisu polega w praktyce na dokonaniu anonimizacji prac konkursowych. Prace konkursowe składane są w następujący sposób: uczestnik konkursu składa prace opatrzone numerem jaki sam nadał (na pracach nie powinno być danych uczestnika konkursu, a jedynie numer np. 6 cyfrowy, żeby organizator nie otrzymał np. 6 prac z numerem „1”). Uczestnicy konkursu wraz z pracami składają zamkniętą kopertę opatrzoną takim samym numerem. W kopercie tej znajdują się dane identyfikacyjne uczestnika. Sekretarz sądu konkursowego prze przekazaniem prac do sądu dodatkowo zakleja lub usuwa numery nadane przez uczestników konkursu i nadaje im swoje własne. Takie czynności powodują, że prace sądu konkursowego są bezstronne, obiektywne i będą odpowiadać potrzebom organizatora konkursu.

Podczas ogłoszenia wyników konkursu organizator otwiera koperty przygotowane wcześniej przez uczestników i w ten sposób wiadomo kto wygrał i ostanie nagrodę.

Nagrody wypłaca się po upływie nie mniej niż 15 dni od ustalenia wyników konkursu.
Art. 125 [Wydanie nagrody; zaproszenie do negocjacji] W terminie określonym w regulaminie konkursu, nie krótszym niż 15 dni od dnia ustalenia wyników konkursu, zamawiający wydaje (wypłaca) nagrodę, a w przypadkach, o których mowa w art. 111 ust. 1 pkt 2 i 3 - odpowiednio zaprasza do negocjacji w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki.
Należy zauważyć, że w brzmieniu przepisu użyto określenia "ustalenie" a nie "upublicznienie, czy przekazanie" więc jeśli od dnia ustalenia do przekazania minie 15 dni, nagrody można wypłacić niezwłocznie.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Dziękuję za komentarz