Termin niezbędny do przygotowania i złożenia oferty

Zgodnie z art. 9a ust. 1 ustawy PZP zamawiający wyznaczając terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert uwzględnia złożoność zamówienia oraz, w przypadku ofert, czas niezbędny na sporządzenie ofert, z zachowaniem minimalnych terminów składani wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert.
 
Należy pamiętać, że terminy określone w ustawie PZP są zawsze jedynie terminami minimalnymi – to znaczy, że Zamawiający nie może zastosować terminów krótszych niż wskazane w ustawie, ale w przypadku zamówień szczególnie skomplikowanych, w którym na wykonawcy spoczywa obowiązek przeanalizowania wielu bardzo skomplikowanych dokumentów w celu sporządzenia oferty termin wyznaczony przez Zamawiającego powinien być adekwatny do stopnia skomplikowania zamówienia. W praktyce oznacza to, że jeśli wykonawca musi przeanalizować wiele dokumentów, zrobić szczegółowe kalkulacje, bądź stopień skomplikowania zamówienia wymaga podejścia innowacyjnego czas wyznaczony przez Zamawiającego na składanie ofert musi być dostatecznie długi.

Na długość terminu wyznaczonego do składania ofert w zakresie zamówień o wartości większej od kwoty określonej w art.11 ust 8 ustawy PZP Wykonawcy przysługuje środek odwoławczy w postaci odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej. Jeśli dobrze opisze problem, stopień skomplikowania zamówienia i zarzuci Zamawiającemu, że skracając termin do minimum określonego w ustawie PZP narusza art. 7 ustawy PZP istnieją naprawdę spore szanse na to, że odwołanie będzie skuteczne. Co się stanie jeśli w postępowaniu wpłynie odwołanie na termin składania ofert? Otóż zgodnie z art. 181 ust. 5 ustawy PZP W przypadku wniesienia odwołania wobec treści ogłoszenia o zamówieniu lub postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający może przedłużyć termin składania ofert lub termin składania wniosków. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że taka sytuacja nie jest możliwa, jednak zastanówmy się na przykładzie, czy aby na pewno.

Przykład
Zamawiający w przetargu nieograniczonym o wartości większej kwota określona w art. 11 ust. 8 ustawy PZP wyznaczył termin składania ofert na 15 dni zgodnie z art. 43 ust 2b pkt 1 ustawy PZP (zawarł informację o zamówieniu we wstępnym ogłoszeniu informacyjnym). Po 5 dniach od publikacji Wykonawca składa odwołanie. Zamawiający wie, że do terminu rozprawy upłynie co najmniej 2 tygodnie, powinien więc zmienić termin składania ofert w taki sposób, żeby nie dokonać zaskarżonej czynności przed terminem rozprawy. Co się wtedy dzieje? Po dokonaniu zmiany terminu przez Zamawiającego odwołanie staje się bezzasadne, więc Wykonawca wycofuje odwołanie. W tak prosty sposób Wykonawcy mogą zmusić Zamawiającego do zmiany terminu wyznaczonego na składanie ofert.

Inną kwestią jest wizja lokalna i dokumenty nie opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego.

Zgodnie z art. 9a ust. 2 ustawy PZP W przypadku, gdy oferty mogą zostać złożone jedynie po odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej albo po sprawdzeniu przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, zamawiający wyznacza terminy składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, z tym, że terminy te muszą być dłuższe od minimalnych terminów składania ofert określonych w ustawie.

O jakie dokumenty chodzi w tym przepisie?

Oczywiście o takie, których Zamawiający nie opublikował do powszechnej wiadomości na stronie www. Zgodnie z brzmieniem art. 37 ust. 6 ustawy PZP Zamawiający nie ma obowiązku udostępniania części specyfikacji istotnych warunków zamówienia na stronie internetowej, jeżeli nałożył na wykonawców wymogi mające na celu ochronę poufnego charakteru informacji, udostępnianych w toku postępowania o udzielenie zamówienia. W takim przypadku zamawiający określa w specyfikacji istotnych warunków zamówienia środki mające na celu ochronę poufnego charakteru informacji oraz wskazuje sposób uzyskania tych informacji.

Drugim przypadkiem w omawianym przepisie jest wizja lokalna. Wizja jako element, który czasami jest niezbędny do przeprowadzenia zamówienia traktowana jest niejednokrotnie przez wykonawców jak i przez Zamawiających bardzo beztrosko. Ale wizja lokalna służy przecież do prawidłowego określenia wartości oferty, jest elementem opisu przedmiotu zamówienia (pełni funkcję konfrontacji opisu przedmiotu zamówienia z rzeczywistością).

Czy można zmusić Wykonawcę do udziału w wizji lokalnej? – nie. Nie tylko nie można narzucić Wykonawcy obowiązku uczestniczenia w wizji lokalnej, ale też w żadnym razie nie można wyciągać wobec Wykonawcy jakichkolwiek negatywnych konsekwencji nie uczestniczenia w tej wizji, w szczególności nie można wykluczyć na tej podstawie Wykonawcy z postępowania albo też odrzucić złożonej przez niego oferty. Dlaczego? Po pierwsze żaden przepis ustawy PZP nie daje Zamawiającemu takiej możliwości, po drugie wyobraźmy sobie sytuację, że Wykonawca, który chce wziąć udział w postępowaniu na utrzymanie systemu jest dostawcą tego systemu (3 lata temu go dostarczył i zainstalował). Po co ma jechać przez pół Polski, albo co gorsza z innego kraju, żeby przekonać się, że nic się nie zmieniło. Ta sama zasada dotyczy wymienionych w art. 9a ust. 2 ustawy PZP dokumentów. Wykonawca jako profesjonalista ma prawo podjąć ryzyko i nie uczestniczyć w wizji lokalnej, oraz nie zapoznawać się z treścią dokumentów i złożyć ofertę. Zresztą najlepszym przykładem jest to, że składane w postępowaniach oferty czasami są wskazują na to, że Wykonawcy nie czytają nawet zamieszczonej na www specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Zwróćmy jednak teraz uwagę na termin, a raczej zwrot – termin musi być dłuższy od minimalnego terminu składania ofert określonych w ustawie. W praktyce oznacza to, że może być dłuższy o jeden dzień – nie dużo. Jednak często zastosowanie takiego rozwiązania to wielki błąd. Dlaczego? Praktyka wskazuje, że po uczestniczeniu w wizji lokalnej, lub zapoznaniu się z dokumentami nie udostępnionymi na stronie www Zamawiającego pojawiają się pytania do treści SIWZ. Może ich być naprawdę dużo i często bywa tak, że są one zasadne na tyle, że powodują konieczność zmiany treści ogłoszenia, a co się z tym wiąże wymagają zmiany terminu składania ofert.

Co warto zrobić, w przypadku, gdy Zamawiający zamierza skorzystać z art. 9a ust. 2 ustawy PZP powinien wyznaczyć termin przewidziany na składanie ofert odpowiednio dłuższy, żeby mieć możliwość na skuteczne udzielenie odpowiedzi na zadane pytania i w razie konieczności modyfikację zapisów SIWZ i ogłoszenia.