Podanie przy wszczęciu postępowania kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia

Wielu Zamawiających w swoich postępowaniach o wartości poniżej kwoty określonej w art. 11 ust. 8 PZP wpisuje na sztywno kwoty jakie chce wydać na sfinansowanie zamówienia. Wartości te wpisane są do umowy i są zazwyczaj mniejsze niż kwoty jakie wynikają z ofert Wykonawców. Czy można tak robić? Jak zawsze w zamówieniach odpowiedź jest jasna – to zależy.

Wszystko zależy od tego jak zostanie skonstruowane zaproszenie do składania ofert. Żaden przepis nie zabrania wprost konstruować zaproszenia do składania ofert czy nawet ogłoszenia o zamówieniu w taki sposób. Dopuszczalne jest zapisanie w tych dokumentach wprost kwoty jaką dysponuje Zamawiający. Ale warunek jest taki, że Wykonawcy muszą wiedzieć o tym fakcie wcześniej.

Przykład
Zamawiający zaprasza Wykonawców do złożenia ofert w postępowaniu na zakup usługi hotelowej dla swoich pracowników. W zaproszeniu określa, że oferta ma obejmować 100 noclegów w pokojach jednoosobowych w ciągu 12-stu miesięcy. Wykonawcy składają oferty, najkorzystniejsza ma wartość 40.000 zł. Zamawiający w umowie wpisuje wartość maksymalną umowy – 30.000 zł.

Taka sytuacja jest niedopuszczalna – dlaczego? Gdyby Wykonawcy wiedzieli, że Zamawiający chce przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę 30.000 zł być może inaczej skalkulowaliby swoje oferty, być może w takiej sytuacji ranking ofert całkowicie by się zmienił. Mamy tu oczywisty przykład na naruszenie zasady równego traktowania wykonawców i oczywiście naruszenie przepisów prawa.

Przykład
Zamawiający chce zakupić usługę utrzymania pogwarancyjnego komputerów w firmie. W zaproszeniu wpisuje, że na realizację zamówienia zamierza przeznaczyć kwotę 70.000 zł. W zaproszeniu opisuje wszystkie rodzaje awarii, jakie mogą się przydarzyć w czasie trwania umowy oraz ich przewidywaną ilość. Jeden Wykonawca składa ofertę na kwotę 100.000 zł. Drugi na kwotę 120.000 zł. Zamawiający podpisuje umowę z pierwszym Wykonawcą. W umowie umieszcza zapis, że maksymalna jej wartość nie przekroczy kwoty 70.000 zł.

Pojawia się pytanie – czy tak można? Przecież oferta powinna być niższa niż kwota jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Przy odpowiedzi na to pytanie należy skoncentrować się na podstawowych kwestiach – rozliczenia będą odbywały się po cenach jednostkowych, wszyscy Wykonawcy wiedzą, że w umowie będzie widniał zapis mówiący o tym, że Zamawiający ma przeznaczone na sfinansowanie zamówienia jedynie 70.000 zł. W tym przypadku to w gestii Zamawiającego pozostaje ułożenie treści zaproszenia w taki sposób, żeby nie zakłócić uczciwej konkurencji. Należy więc opisać co będzie brane pod uwagę w przypadku wyboru oferty najkorzystniejszej. Jeśli otrzymane oferty znacznie przekraczają kwotę 70.000 zł Zamawiający musi brać pod uwagę fakt, że np., w połowie roku skończą mu się środki przeznaczone na realizację zamówienia i będzie musiał przeprowadzić nowe postępowanie.

Nic więc nie stoi na przeszkodzie, żeby korzystać z takich zapisów w przypadku zamówień o wartości poniżej kwoty 30.000 euro. Są bowiem postępowania, w których nie da się przewidzieć dokładnie ilości np. napraw sprzętu komputerowego. Zamawiający wie z doświadczenia ile jakiego rodzaju awarii może zdarzyć się w danym roku i potrafi na tej podstawie zabezpieczyć kwotę na realizację umowy, ale mając np. 100 komputerów ma następujące możliwości awarii:
Uszkodzenie procesowa
Uszkodzenie płyty głównej
Uszkodzenie dysku twardego
Uszkodzenie zasilacza

Są awarie, które wykluczają się nawzajem, ale łącznie mogą wystąpić niezależnie – np. awaria procesora powoduje wymianę procesora, awaria płyty głównej, z uwagi na postęp technologiczny będzie wymagała wymiany również procesora, awaria zasilacza może spowodować konieczność wymiany płyty głównej i procesora, ale może powodować konieczność wymiany samej płyty głównej. Wykonawca szacuje wszystkie możliwe awarie i składa ofertę w skrócie obejmującą wymianę wszystkich komputerów. Po co Zamawiający ma zawierać umowę na kwotę 100.000 zł skoro w chwili zawarcia umowy wie, że tej kwoty nie wykorzysta?

Oczywiście może pojawić się pytanie: To po co szacować zamówienie w taki sposób, skoro wiadomo, że nie wykorzysta się całej kwoty z umowy? Oczywiście po to, żeby w zakresie tej umowy móc skorzystać z każdej możliwości naprawy każdego sprzętu.

Wyobraźmy sobie przez analogię nasz prywatny zakup: wiemy ile chcemy wydać, mamy cennik napraw od naszego samochodu i kupujemy usługę za kwotę jaką mamy przeznaczoną na naprawy po najniższych cenach napraw. Nikt z nas w życiu prywatnym nie zawarłby umowy na serwis samochodu na kwotę obejmującą wszystkie możliwe naprawy. Po co więc robić tak w pracy?

W postępowaniach o wartości powyżej kwoty 30.000 euro netto sprawa wygląda nieco inaczej. Tam zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy PZP Zamawiający bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Czy może więc to zrobić na etapie ogłoszenia o zamówieniu? Może, ponieważ nie ma bezpośredniego zakazu dokonania takiej czynności. Przypisany wyżej art. odnosi się do punktu granicznego jakim jest czynność bezpośrednio poprzedzająca moment otwarcia ofert. Przepis ten ma na celu ochronę Wykonawcy, który zna kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia przed zapoznaniem się Zamawiającego z cenami zawartymi w ofercie.

Podanie kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia na etapie wszczęcia postępowania może w znacznym stopniu wyeliminować potencjalną możliwość konieczności unieważnienia postępowania z powodu braku środków jakie Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Przecież pośrednio tak właśnie Zamawiający robią. W administracji samorządowej na stronach BIP publikowany jest budżet jednostki, a w załączniku "zadania inwestycyjne" wpisane są kwoty jakie Zamawiający ma zabezpieczone na sfinansowanie zamówienia. W ogłoszeniu Zamawiający wpisują wartość szacunkową zamówienia. Wszystko to ma na celu otrzymania ofert, jakie są zbliżone do kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

W przypadku zamówień o wartości powyżej 30.000 euro netto nie ma jednak możliwości zawarcia umowy z wpisaną wartością kwoty niższą niż cena najkorzystniejszej oferty. Zakaz ten nie wynika wprawdzie wprost z ustawy PZP, ale wynika z analizy brzmienia treści art. 93 ust. 1 pkt 4) Zamawiający unieważnia postępowanie jeśli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, żeby w ogłoszeniu zapisać, że Zamawiający np. w zakresie napraw zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia kwotę 100.000 zł, a cena oferty stanowi np. cenę usług wsparcia technicznego oraz kwotę 100.000 zł w zakresie napraw.

Swoją drogą zachęcam wszystkich Wykonawców do analizowania uchwał budżetowych w przypadku Zamawiających, którzy mają obowiązek publikowania takich informacji w BIP (administracja samorządowa) a także do składania zapytań w trybie dostępu do informacji publicznej o kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Podsumowanie:
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w zamówieniach publicznych przy czynności wszczęcia postępowania podać kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
W przypadku zamówień o wartości mniejszej niż 30.000 euro netto można zawrzeć umowę na kwotę niższą niż cena oferty pod warunkiem, że w zaproszeniu do składania ofert Zamawiający podał taką informację.
W przypadku zamówień o wartości większej niż 30.000 euro netto, nie można zawrzeć umowy na kwotę niższą niż cena oferty.