Odwołanie krok po kroku

Wcześniej, czy później do każdego Zamawiającego trafi odwołanie. Na początku wydaje się to straszne. W wielu jednostkach (zwłaszcza w samorządach) fakt wpłynięcia odwołania do Zamawiającego uznawany jest jako oznaka, że zamówienie zawierało jakiś rażący błąd. Jednak Ci z Państwa, którzy działają na rynku IT dobrze wiedzą, że tak wcale nie jest. Odwołanie jest w wielu przypadkach lekiem na całe zło. Wykonawcy składają odwołania nie tylko w przypadku naruszenia przepisów ustawy przez Zamawiającego, ale również w sytuacji, kiedy po prostu potrzebują więcej czasu. Dlaczego odwołanie daje czas Wykonawcy? Ponieważ po otwarciu ofert wniesienie odwołania zatrzymuje bieg terminu związania ofertą, a w przypadku odwołania na treść ogłoszenia lub treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia zazwyczaj powoduje zmianę terminu składania ofert. Wytrawni Wykonawcy, zresztą bardzo słusznie często składają odwołania, ponieważ wiedzą, że wyroki Krajowej Izby Odwoławczej czasami są kontrowersyjne, więc niezależnie od stanu faktycznego mają szansę na wygraną.

Zamawiający często też wolą mieć wyrok KIO w przypadku spraw "niepewnych", żeby móc się nim wylegitymować przed organami kontroli, zwłaszcza w przypadku zamówień z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.

Jak zatem wygląda normalne działanie przy wniesieniu odwołania.

KROK 1 – wniesienie odwołania
Odwołanie wnosi się do Krajowej Izby Odwoławczej wraz z kompletem wymaganych dokumentów i pełnomocnictw (jeśli z innych dokumentów nie wynikają zasady reprezentowania przez osobę składającą odwołanie). Kopię odwołania przesyła się do Zamawiającego (zazwyczaj w ostatni dzień terminu przewidzianego na ten środek ochrony prawnej). Zgodnie z art. 180 ust. 5 ustawy PZP
domniemywa się, iż Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Więcej o terminach znajdziesz w artykule Jak obliczać terminy w zamówieniach publicznych.

Zamawiający powinien niezwłocznie (zgodnie z art. 185 ust. 1 ustawy PZP - nie później niż w terminie 2 dni od jego otrzymania):
  1. W przypadku odwołania na treść ogłoszenia lub postanowienia specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamieścić odwołanie na stronie internetowej.
  2. W przypadku odwołania na czynność Zamawiającego po terminie otwarcia ofert – wysłać kopię odwołania do pozostałych uczestników postępowania wraz z pismem przewodnim, które zawiera wezwanie do przyłączenia się w toku postępowania do Zamawiającego.
W pierwszym przypadku bieg terminu nie ulega zatrzymaniu, więc Zamawiający musi ocenić, czy rozpoznanie odwołania nastąpi przed terminem składania ofert, czy może warto termin składania ofert przesunąć.

W drugim przypadku bieg terminu związania ofertą ulega zatrzymaniu do czasu wydania orzeczenia przez Krajową Izbę Odwoławczą.

Uwaga
Tu kryje się pułapka. W przypadku ofert zabezpieczonych wadium należy bezwzględnie zwrócić uwagę na gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe, ponieważ zazwyczaj nie mają one zapisów mówiących o tym, że w przypadku wniesienia odwołania termin ich ważności odpowiednio się wydłuża. Zgodnie z art. 184 ustawy PZP.
Zamawiający, nie później niż na 7 dni przed upływem ważności wadium, wzywa wykonawców, pod rygorem wykluczenia z postępowania, do przedłużenia ważności wadium albo wniesienia nowego wadium na okres niezbędny do zabezpieczenia postępowania do zawarcia umowy. Jeżeli odwołanie wniesiono po wyborze oferty najkorzystniejszej, wezwanie kieruje się jedynie do wykonawcy, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą.
KROK 2 – kserowanie dokumentów
Nie czekając na to co będzie Zamawiający powinien zacząć kopiować dokumentację zamówienia publicznego i potwierdzić ją „za zgodność z oryginałem”. Można po prostu ponumerować strony i na pierwszej stronie podbić wszystko pieczątką „za zgodność z oryginałem od strony do strony”.

Należy przygotować akt powołujący kierownika zamawiającego i także zamieścić kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem do dokumentacji. Jeśli zgodność z oryginałem potwierdza osoba nie będąca kierownikiem zamawiającego należy do dokumentacji załączyć odpowiednie pełnomocnictwo.

KROK 3 – korespondencja z KIO
Z KIO przychodzi do Zamawiającego pismo z prośbą o przesłanie podstawowych informacji o zamówieniu – daty wszczęcia postępowania, szacunkowej kwoty zamówienia, terminu otwarcia ofert, potwierdzenia opublikowania odwołania na stronie www lub potwierdzenia przesłania odwołania do uczestników postępowania. KIO dopuszcza przesłanie skanów dokumentów na adres poczty elektronicznej podany w piśmie, ale i tak warto wysłać później oryginały pocztą.

Następnie z KIO przychodzi do Zamawiającego pismo z terminem rozprawy oraz wezwanie do złożenia kopii dokumentacji. Niestety raczej nie polecam wysyłania skopiowanej dokumentacji pocztą, najlepiej pojechać i zawieść dokumenty osobiście w siedzibie KIO w Warszawie.

KROK 4 - Przygotowanie odpowiedzi na odwołanie.
Do tego czasu (czyli zgodnie z art. 185 ust 2 ustawy PZP w terminie 3 dni od dnia przesłania kopii odwołania wykonawcom) powinny już wpłynąć odpowiedzi Wykonawców w zakresie przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie bądź to Zamawiającego, bądź Wykonawcy, który wniósł odwołanie. Należy poważnie zastanowić się nad treścią odpowiedzi, którą należy złożyć do KIO i przesłać do pozostałych uczestników postępowania, którzy przystąpili do postępowania odwoławczego. Odpowiedź na odwołanie można złożyć najpóźniej w dniu rozprawy w KIO.

Dla Wykonawców
Zachęcam wszystkich Wykonawców do współpracy z Zamawiającym, jeśli przystąpili do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego. Pamiętajcie, że często macie dużo większe doświadczenie i wiedzę techniczną niż Zamawiający.

Dla Zamawiających
Pamiętajcie, że jeśli zdecydujecie się uznać odwołanie za zasadne Wykonawca, który ma interes prawny i faktyczny w uzyskaniu zamówienia może zgłosić w stosunku do takiej czynności sprzeciw. Uznanie odwołania w całości może nie uchronić Zamawiającego przed rozprawą w KIO, po prostu zmieni się strona sporu.

KROK 5 – Rozprawa
Na rozprawę najlepiej pojechać trochę wcześniej. Dojazd do siedziby Krajowej Izby Odwoławczej nie jest trudny, ale może się zdarzyć, że wystąpią problemy z parkowaniem. Arbiter (bądź w trudnych sprawach trzech arbitrów) nie będą zachwyceni, jeśli się spóźnicie.

Bardzo ważne
Na rozprawę należy bezwzględnie zabrać pełnomocnictwo do reprezentowania Zamawiającego/Wykonawcy wystawione przez osobę upoważnioną do reprezentowania dla wszystkich osób jakie pojadą na rozprawę.Osoby, które będą brały udział w rozprawie muszą mieć ze sobą dowody osobiste.

Zachęcam osoby merytoryczne do uczestniczenia w rozprawie. Wasza wiedza może okazać się nieoceniona dla pozostałych osób. Posiadacie wiedzę z zakresu przedmiotu zamówienia, której nie posiada ani prawnik, ani osoby zajmujące się zamówieniami publicznymi.

Rozprawa odbywa się w następujący sposób – najpierw przedstawia się pełnomocnictwa, później prowadzący arbiter odczytuje w skrócie treść odwołania i zaczyna się dyskusja – wymiana argumentów. To naprawdę nic strasznego.

Ile trwa rozprawa – bardzo różnie, czasami godzinę, a czasami 6 godzin. Wszystko zależy od konkretnej sprawy. Zdarza się, że ogłoszenie wyroku następuje w ten sam dzień – np. po krótkiej przerwie, a czasami trzeba poczekać kilka dni.

KROK 6 – co dalej?
To w sumie wszystko. Zamawiający wstrzymuje się z działaniem do momentu uzyskania wyroku KIO, później postępuje zgodnie z nim.

Ważne
Zgodnie z art. 185 ust. 6 ustawy PZP
Odwołujący oraz wykonawca wezwany zgodnie z ust. 1 nie mogą następnie korzystać ze środków ochrony prawnej wobec czynności zamawiającego wykonanych zgodnie z wyrokiem Izby.
Oznacza to, że jeśli Zamawiający powtórzy czynność w wyniku wyroku KIO wykonawcom nie będzie już na tą czynność przysługiwało odwołanie.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Dziękuję za komentarz