Czy Zamawiający na obowiązek unieważnić postępowanie jeśli kwota jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia jest mniejsza niż cena najkorzystniejszej oferty?

Odpowiedź na to pytanie jest prosta – nie. Żeby jednak odpowiedzieć rzetelnie na to pytanie należy rozłożyć problem na czynniki pierwsze.

Przykład
Kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynika w pewnym stopniu z oszacowania wartości zamówienia. Uzyskujemy w ten sposób informację, że na nasze zamówienie potrzebujemy 1.000.000 zł. Kwotę taką zabezpieczamy w planie finansowym np. w zakresie inwestycji. Zaczynamy realizować zamówienie. Otrzymujemy najkorzystniejszą ofertę na kwotę 1.100.000 zł. Co prawda Zamawiający zamierzał na realizację zamówienia przeznaczyć tylko 1 mln zł, ale w omawianym przypadku musi zastanowić się:
  1. Czy może zwiększyć kwotę przeznaczoną na realizację zamówienia o 100 tyś.? – czyli, czy istnieje możliwość takich przeniesień budżetowych, żeby przenieść kwotę 100 tyś zł z jednego zadania do innego?
  2. Czy unieważnienie postępowania może przynieść taki efekt, że otrzyma oferty o wartości mniejszej niż 1 mln zł? – to znaczy, czy może po prostu dokonać takiej modyfikacji opisu przedmiotu zamówienia lub warunków udziału w postępowaniu, że otrzyma oferty z niższą ceną?
  3. Czy Zamawiający ma dostatecznie dużo czasu, żeby przeprowadzić zamówienie ponownie?

Ustawa PZP ani ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych nie neguje możliwości zwiększenia kwoty jaką Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia po otwarciu ofert. Należy jednak pamiętać, że zwiększenie kwoty musi być racjonalne i dokonane w granicach ustawy o finansach publicznych.

Przy zwiększaniu kwoty jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia należy jednak kierować się zdroworozsądkową zasadą. Jeśli Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę 200.000 zł a w konsekwencji podpisuje umowę z Wykonawcą na kwotę 1.000.000 zł spotka się na pewno z zarzutem kontroli, że zawarł umowę z naruszeniem przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie gospodarności. W zakresie PZP także naruszył przepisy dotyczące obowiązku publikowania ogłoszenia o zamówieniu w DUUE (Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej), a w konsekwencji zawarł umowę z naruszeniem przepisów ustawy PZP. Jeśli więc Zamawiający jest na granicy pomiędzy ogłoszeniem „krajowym”, a ogłoszeniem „Unijnym” należy bardzo dokładnie zastanowić się nad kwestią zwiększenia kwoty jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, w przypadku, gdyby to zwiększenie było znaczne i gdyby kwota zawartej umowy netto była dużo większa nić kwota jaka obliguje do publikacji ogłoszeń w DUUE może dojść do sytuacji, że krąg potencjalnych wykonawców jest dużo mniejszy (ponieważ ogłoszenie ukazało się jedynie w Biuletynie Zamówień Publicznych), a to prowadzi do naruszenia fundamentalnej zasady wynikającej z art. 7 ust. 1 ustawy PZP Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców oraz zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości.

Jeśli jednak zdarzy się tak, że Zamawiający oszacował zamówienie na kwotę 120.000 euro, a umowę zawarł na kwotę 150.000 euro netto nic się nie stanie. Nawet jak ogłoszenie było publikowane tylko w Biuletynie Zamówień Publicznych. Należy jednak zawsze mieć solidne podstawy szacowania, żeby w przypadku kontroli móc wykazać się merytorycznie, że w chwili poprzedzającej wszczęcie postępowania Zamawiający miał podstawy twierdzić, że kwota szacunkowa 120.000 euro była kwotą realną. Inna kwestia jest taka, że jeśli Zamawiający zaplanował na tą inwestycję 150.000 euro netto a oszacował zamówienie na kwotę 120.000 euro netto, a później zawarł umowę z wykonawcą na kwotę 150.000 euro netto kontrolujący na pewno zarzuci wykonawcy, że źle zastosował przepisy dotyczące ogłoszeń, a w konsekwencji naruszył art. 7 ust. 1 ustawy PZP i zawarł umowę z naruszeniem przepisów ustawy.

Każdy przypadek jest jednak inny. Zamawiający może bronić się na wiele sposobów i może się okazać, że obrona ta będzie skuteczna. Działanie takie w zakresie inwestycji dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej jest bardzo, delikatnie mówiąc, niewskazane i skutkować będzie nałożeniem korekty finansowej. W przypadku zamówień objętych współfinansowaniem ze środków Unii Europejskiej należy zawsze stosować model "Ostrożnościowy" to znaczy - jeśli jesteśmy "na granicy" ogłoszenia "krajowego" a "unijnego" lepiej zastosować ogłoszenie "unijne". Nikt Zamawiającemu tego nie zabroni, a może to uratować Zamawiającego przed korektami finansowymi.