Szacowanie wartości zamówienia – czy szacunek może być różny od kwoty jaką Zamawiający przeznaczy na sfinansowanie zamówienia?

Ustawa pzp rozpieszcza nas określeniem „z należytą starannością”. Szacować zamówienie też musimy z należytą starannością. Co to jednak oznacza?
Zgodnie z art. 32. 1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. 
Jest to bardzo ważne ponieważ od wartości szacunkowej będzie uzależniony tryb udzielenia zamówienia. Pamiętajmy jednak, że zgodnie z art. 32 ust. 2 pzp Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia.
Dlaczego?
Ponieważ może dojść do sytuacji, w której Zamawiający ustali wartość zamówienia na kwotę 29.000
euro netto, a zamówienia udzieli Wykonawcy na kwotę 50.000 euro netto nie stosując do niego przepisów ustawy pzp.
 

Czy jednak kwota szacunkowa może się zmienić? Tak.
Kwota szacunkowa stanowi bowiem deklarację zamawiającego w zakresie posiadanych przez niego w danym momencie środków finansowych i może się zmienić na dalszym etapie postępowania w wyniku zwiększenia przez zamawiającego wysokości środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 14 lipca 2010, KIO/UZP 1286/10).

Czy kwota szacunkowa netto musi odpowiadać wartości środków jakie Zamawiający wyda na realizację zamówienia? Nie.
„Określenie szacunkowej wartości zamówienia ma na celu ustalenie wartości zamówienia, ale nie przekłada się to na obowiązek zamawiającego uwzględnienia tej wartości w określaniu budżetu dla danego zadania” (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 12.06.2015 r., sygn. akt KIO 1132/15).
Dlaczego? Ponieważ szacujemy coś z wyprzedzeniem i nie jesteśmy w stanie przewidzieć dokładnie jakie ceny za wykonanie zamówienia otrzymamy od Wykonawców.
Oszacowania wartości zamówienia dokonujemy zgodnie z przepisem 35 ust. 1 ustawy pzp w terminach 3 miesięcy przed wszczęciem postępowania na dostawy i usługi, a 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania na roboty budowlane. To pozornie dużo czasu, ale… tylko pozornie. W przypadku powtarzających się zamówień na dostawy i usługi tego czasu rzeczywiście jest aż za dużo, ale w przypadku nowych zamówień o wartości dziesiątków milionów złotych wcale tak nie jest. Powód jest banalnie prosty – mianowicie samo przygotowanie dokumentacji przetargowej w tym umowy, która ma niejednokrotnie więcej niż 100 stron zajmuje sporo czasu, poza tym musi ona przejść odpowiednią drogę prawną, zanim departament finansowy i departament prawny zajmą odpowiednie stanowisko w sprawie jej treści. To trwa i oszacowanie przestaje być ważne.

Co jest powodem rozbieżności oszacowania ze środkami jakie Zamawiający przeznaczy na sfinansowanie zamówienia?
  1. Plany a rzeczywistość – jasnym jest, że jednostki sektora finansów publicznych planują zamówienia z niemal rocznym wyprzedzeniem, więc często bywa tak, że wyobrażenia i rzeczywistość nie idą w parze.
  2. Kurs walut – szczególnie dokucza Zamawiaczom (których pozdrawiam) z branży IT. W tym przypadku wszystko zależy od kursu walut. Nawet w przypadku ogromnych zamówień producenci nie są w stanie zagwarantować poziomu cenowego przez okres większy niż 90 dni.
  3. Zmiany w technologii – może się zdarzyć, że od czasu szacowania wartości zamówienia do rozstrzygnięcia o jego wyniku nastąpią zmiany technologiczne i to co służyło Zamawiający za bazę do szacunku po prostu przestanie być już oferowane na rynku.
  4. Uwarunkowania rynku – czasami w wyniku zdarzeń losowych jakiś rodzaj dóbr przestanie być chwilowo dostępny w skali globalnej – taka sytuacja pojawiła się w przypadku pamięci RAM, czy dostępności dysków twardych.
Należy pamiętać, że jeśli po oszacowaniu wartości zamówienia nastąpi zgodnie z art. 35 ust. 2 pzp zmiana okoliczności mających wpływ na dokonanie ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia. Po prostu chodzi o to, że jeśli wiemy, że oszacowaliśmy coś niewłaściwie musimy dokonać korekty tego szacunku. Zmiana okoliczności, może dotyczyć, którejś z wymienionych wyżej sytuacji, ale również może być spowodowana po prostu zmianą zakresu zamówienia, jego parametrów, jakości itp.

Wartością kursu euro w stosunku do złotego jest zawsze wartość określona w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, nie należy brać pod uwagę kursów NBP, ani innych tego rodzaju przeliczników.