Połączyć czy podzielić zamówienia?

To jedno z podstawowych dylematów z jakimi spotykają się nie tylko nowi Zamawiacze, ale również Ci bardzo doświadczeni, wszystko było proste do nowelizacji z 2016 roku, która to dała nam spory prezent w postaci strasznego zagmatwania przepisów.

Zacznijmy jednak od początku

W stanie prawnym (obowiązującym w 2017 r.) jedną z kluczowych zasad zamówień publicznych jest wspieranie sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Zgodnie z zalecenie Komisji Europejskiej z dnia 6 maja 2003r. dotyczące definicji mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw (Dz. U. L 124 z 20.5.2003, s. 36) rozróżniamy:
  • mikroprzedsiębiorstwo: przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 10 osób i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 2 milionów EURO.
  • małe przedsiębiorstwo: przedsiębiorstwo, które zatrudnia mniej niż 50 osób i którego roczny obrót lub roczna suma bilansowa nie przekracza 10 milionów EURO.
  • średnie przedsiębiorstwa: przedsiębiorstwa, które nie są mikroprzedsiębiorstwami ani małymi przedsiębiorstwami i które zatrudniają mniej niż 250 osób i których roczny obrót nie przekracza 50 milionów EURO lub roczna suma bilansowa nie przekracza 43 milionów EURO.
Ustawodawca chcąc sprostać oczekiwaniom Dyrektywy Klasycznej pośrednio wprowadził obowiązek podziału zamówienia publicznego w taki sposób, żeby o jego udzielenie mogły ubiegać się właśnie te podmioty. Obowiązek ten wynika wprost jedynie z przepisu art. 96 ust. 1 pkt 11 pzp, który stanowi, że w protokole z postępowania ma się znaleźć uzasadnienie nie dokonania podziału zamówienia na części. Planując zamówienia należy więc zastanowić się za każdym razem czy zamówienie może być podzielone w taki sposób, żeby o jego udzielenie mogły ubiegać się różne podmioty w zakresie różnych części.

Przykład
Powiat organizuje przetarg na wykonanie operatów szacunkowych obejmujący łącznie 20 operatów w różnych obrębach, przy czym wykonanie poszczególnych operatów nie jest uzależnione od odbioru poprzednio wykonanych. Takie zamówienie powinno być podzielone na części, ponieważ różne operaty mogą sporządzić różne podmioty.

Urząd Zamówień Publicznych daje jednak wskazówki, kiedy zamówienia na części dzielić nie trzeba.

Zgodnie z motywem 78 preambuły do dyrektywy klasycznej w przypadku, gdy instytucja zamawiająca zdecyduje, że podział zamówienia na części nie byłby właściwy, stosowne indywidualne sprawozdanie lub dokumenty zamówienia powinny zawierać wskazanie głównych przyczyn decyzji instytucji zamawiającej. Powyższy motyw preambuły wymienia następujące przykładowe przyczyny: instytucja zamawiająca mogłaby stwierdzić, że taki podział groziłby ograniczeniem konkurencji albo nadmiernymi trudnościami technicznymi lub nadmiernymi kosztami wykonania zamówienia, lub też potrzeba skoordynowania działań różnych wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia mogłaby poważnie zagrozić właściwemu wykonaniu zamówienia.

Przykład
Urząd organizuje przetarg na dostawę systemu finansowo księgowego wraz z dostawą sprzętu niezbędnego do jego realizacji. Zachodzi tu potrzeba skoordynowania działań różnych wykonawców realizujących poszczególne części zamówienia. Nie da się bowiem odebrać systemu, który byłby dostarczony przez jednego wykonawcę wcześniej niż dostarczony przez drugiego wykonawcę sprzęt. Poza tym nie da się opisać środowiska Zamawiającego, ponieważ jego dostarczenie dopiero nastąpi, nie da się też zamówić sprzętu nie znając wymagań oprogramowania.

Ważne jest to, że każdorazowo decyzja o podziale zamówienia na części zależy od przedmiotu zamówienia i musi być podejmowania indywidualnie.

Należy jednak zawsze pamiętać, że niezależnie od tego, czy podzielimy zamówienie na części, czy też nie każde zamówienie należy szacować z należytą starannością. Może się zdarzyć bowiem, że kontrola powoła przepis art. 5b ust 2 pzp

Art. 5b. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy
2) dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, w celu uniknięcia łącznego szacowania ich wartości.