Zamówienie z wolnej ręki krok po kroku

Zamówienie z wolnej ręki jako tryb przewidziany ustawą PZP zostało już przeze mnie omówione w tym artykule. Jak więc wygląda procedura udzielenia zamówienia z wolnej ręki krok po kroku?

1. Upewnij się, że posiadasz podstawę prawną do udzielenia zamówienia.

Podstawy prawne do udzielenia zamówienia z wolnej ręki stanowią zamknięty katalog określony w art. 67 ustawy PZP. Jesli zamawiający jest pewien, że zachodzi podstawa prawna do udzielenia zamówienia z wolnej ręki może wszcząć procedurę.

2. Zapewnij sobie bezpieczeństwo

Zamawiający, często zapominają o tym, że mogą opublikować ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy, tymczasem zgodnie z art. 147 ustawy PZP
Proszę zwróćcie uwagę ba brzmienie brzmienie tego artykułu. Jeśli zamawiający będzie w stanie udowodnić, że działał w "dobrej wierze" udzielając zamówienia z wolnej ręki, a wcześniej opublikował odpowiednio w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy z wolnej ręki umowa nie będzie podlegała unieważnieniu jeśli od momentu publikacji minęło odpowiednio 5 dni (dla zamówień publikowanych w BZP lub 10 dni dla zamówień publikowanych w DUUE). 
Moja rada jest taka, żeby zawsze publikować to ogłoszenie. Możliwe jest oczywiście, że po jego opublikowaniu wpłynie odwołanie. Nie należy bać się odwołań. Można w takim przypadku uwzględnić je w całości i rozpocząć procedurę zamówienia w trybie konkurencyjnym, lub iść do KIO z solidną podstawą prawną i mieć zupełną pewność, że zamówienie z wolnej ręki zostało udzielone prawidłowo.

3. Wszczęcie procedury zamówienia z wolnej ręki

Za wszczęcie procedury zamówienia z wolnej ręki uznaje się wysłanie zaproszenia do negocjacji. Czym jest zaproszenie do negocjacji - uproszczoną wersją SIWZ.
Zaproszenie do negocjacji zawiera więc większość elementów przewidzianych w SIWZ.
W przypadku zamówienia z wolnej ręki nie wymaga się od wykonawcy wniesienia wadium. Żądanie takie byłoby całkowicie bezzasadne, ponieważ rolą wadium jest zabezpieczenie interesu zamawiającego poprzez zabezpieczenie oferty, a tu w przypadku zamówienia z wolnej ręki oferty po prostu nie ma.
Podobnie jak w trybach konkurencyjnych najpóźniej z chwilą zawarcia umowy Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowanie (w zależności od wartości w formie zwykłej lub JEDZ).
W zamówieniu z wolnej ręki wykonawca składa też dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Zastosowanie ma procedura uzupełnienia dokumentów i pełnomocnictw.

4. Negocjacje

Negocjacje w zamówieniu z wolnej ręki służą nie tylko ustaleniu ceny, ale również innych postanowień przyszłej umowy. Należy jednak pamiętać, że jeśli zamówienie z wolnej ręki udzielane jest w następstwie unieważnionego przetargu lub konkursu - nie można zmienić ich w sposób istotny (patrz art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp).

5. Podpisanie umowy

Jeśli negocjacje zakończyły się powodzeniem można podpisać umowę. Należy pamiętać, żeby zamieścić ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (odpowiednio w BZP lub DUUE). Po wszystkim należy wypełnić protokół z postępowania.

Informowanie o wyniku, odrzuceniu, wykluczeniu - art. 92 po nowelizacji

Nowelizacja z 2016 roku zmieniła w art. 92 ustawy PZP dość dużo. Przede wszystkim w związku z możliwością wykluczenia wykonawcy z postępowania na każdym etapie zniknęło z ust. 1 słowo jednocześnie. Nie trzeba więc już czekać z wykluczeniem/odrzuceniem aż do wyniku.

Przepis w nowym brzmieniu
Przepis w brzmieniu z przed nowelizacji z 2016 r.
Tak więc o każdej z czynności wskazanych w nowym brzmieniu art. 92 ustawy Pzp zamawiający może poinformować wykonawców w innych terminach, ale przy zachowaniu zasady, że o każdej czynności informuje wszystkich wykonawców.
Może się więc zdarzyć sytuacja, w której zamawiający odrzuci ofertę ze względu na rażąco niską cenę przed dokonaniem wyboru oferty najkorzystniejszej. Poinformuje o tym wszystkich wykonawców wysyłając im stosowną korespondencję. Od tego dnia (czynności) wykonawca odrzucony będzie mógł skorzystać ze środka ochrony prawnej - odwołania w zakresie odrzucenia jego oferty. W tym samym czasie zamawiający dokonuje badania kolejnych ofert. 

Co to daje? Teoretycznie skraca czas jaki będzie potrzebny do zawarcia umowy po wyborze oferty najkorzystniejszej - wykonawca, którego oferta została wcześniej odrzucona nie ma już interesu prawnego we wniesieniu odwołania na wybór oferty najkorzystniejszej, a ewentualne odwołanie na odrzucenie oferty najkorzystniejszej rozstrzyga się jeszcze na etapie jej badania i oceny.

Należy pamiętać, że nie nawet w procedurze odwróconej zamawiający jest zobowiązany do badania wszystkich ofert pod kątem spełnienia przez oferowane dostawy, usługi i roboty budowlane wymagań SIWZ oraz do badania czy oferty nie zawierają rażąco niskiej ceny. Tak więc zdarzy się, że będzie można skorzystać z tego przepisu w praktyce.

Zamówienie z wolnej ręki

Zamówienie z wolnej ręki jest szczególnym rodzajem zamówienia publicznego, w którym Zamawiający wszczynając postępowanie będzie negocjował, a następnie podpisze umowę tylko z jednym wykonawcą.
Zamówienie z wolnej ręki jest więc rodzajem zamówienia, w którym nie zachodzi jedna z najważniejszych zasad zamówień publicznych, a mianowicie zasada konkurencyjności. Dlatego bardzo ważne jest, żeby zamówienie z wolnej ręki było wykorzystywane tylko w uzasadnionych okolicznościach.

Katalog okoliczności w jakich można zastosować procedurę zamówienia z wolnej ręki jest zamknięty, nie ma tu możliwości na swobodną interpretację.
 
Obecnie, kiedy rynek światowy jest bardzo duży i bardzo uniwersalny przesłanki przedstawione powyżej bardzo rzadko mogą znaleźć zastosowanie. Dlaczego? ponieważ naprawdę ciężko jest znaleźć taki obszar rynku, w którym działałby tylko jeden wykonawca. Nawet w bardzo specjalistycznych branżach - takich jak sprzęt badawczy i naukowy na rynku znajduje się wielu wykonawców. Najlepszy przykładem na to, jest fakt, że instytucja specjalizująca się we wzorcach miar jakim jest Główny Urząd Miar urządzenia pomiarowe kupuje w trybach konkurencyjnych.

Przesłankę z ust. 1, 1a i 1b można za to stosować w sytuacjach, gdy dany wykonawca jest artystą, lub posiada monopol ustawowy.
Najpopularniejszą i najbezpieczniejszą opcją jest zastosowanie procedury zamówienia z wolnej ręki w sytuacji, w której we wcześniej prowadzonym postępowaniu w trybie konkurencyjnym (przetarg nieograniczony lub ograniczony) nie złożono żadnych ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo wszystkie zostały odrzucone ze względu na to, że treść oferty nie odpowiadała treści SIWZ, lub wszyscy wykonawcy zostali wykluczeni z postępowania. Oznacza to, że rynek nie rozumie, albo na rynku nie ma wykonawców, którzy mogą zrealizować zamówienie w sposób przewidziany przez Zamawiającego.

Innym przypadkiem, kiedy można zastosować zamówienie z wolnej ręki jest sytuacja, w której wcześniej przeprowadzony był konkurs, a jako nagrodę Zamawiający przewidział udzielenie zamówienia z wolnej ręki dla zwycięzcy konkursu.

Stanowczo odradzam skorzystanie z przesłanki, o której mowa w pkt. 2. w orzecznictwie KIO utarł się pogląd, że praktycznie nie ma takich sytuacji, których nie można było przewidzieć wcześniej, nawet sytuacje losowe, jak klęski żywiołowe nie są wystarczające, wystarczy bowiem, że wcześniej na danym terenie występowały podobne zdarzenia, aby Zamawiający mógł takie sytuacje "wyjątkowe" przewidzieć chociażby poprzez zawarcie umowy ramowej.
Możliwe jest również udzielenie zamówienia z wolnej ręki w przypadku, gdy Zamawiający powtarza zamówienie (udziela je temu samemu wykonawcy), ale pod warunkiem że wcześniej w ogłoszeniu przewidział taką możliwość oraz wartość tego zamówienia była brana pod uwagę przy szacowaniu wartości zamówienia. Warto zastosować taki przepis jeśli na dzień wszczęcia postępowania Zamawiający wie, że w przeciągu najbliższych trzech lat będzie udzielał ponownie podobne zamówienie, a nie chce ponownie przeprowadzać postępowania. Należy zwrócić uwagę, że nawet w przypadku, gdy zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia na podstawie cytowanego przepisu nie jest zobligowany do udzielenia go. Może przeprowadzić postępowanie w trybie konkurencyjnym i nie będzie to błąd. Skorzystanie z cytowanego przepisu jest bardzo podobne do prawa opcji, ale zasadnicza różnica polega na tym, że z prawa opcji można skorzystać jedynie w trakcie trwania umowy, a z zamówienia z wolnej ręki można skorzystać w terminie do 3 lat po udzieleniu pierwotnego zamówienia.

Komunikacja elektroniczna

Od 18 października 2018 r. Zamawiający nie będący zamawiającym centralnym mają obowiązek przeprowadzać postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej.
Bardzo ważne jest, że wykonawca ma obowiązek stosowania się do środków komunikacji wybranych przez zamawiającego. Oznacza to, że jeśli zamawiający określił, że w danym postępowaniu właściwa będzie komunikacja elektroniczna, wykonawca nie będzie mógł złożyć żadnych dokumentów w inny sposób. Forma pisemna nie jest już nadrzędna w postępowaniu. Jeśli zamawiający określił, że dokumenty inne niż JEDZ i oferta musza być sporządzone i dostarczone za pomocą środków komunikacji elektronicznej - złożenie ich w formie papierowej będzie równoważne z ich nie złożeniem.

Jeśli Zamawiający określił w dokumentacji, że oferta, oświadczenia i dokumenty muszą być złożone z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej nie jest możliwe złożenie tych dokumentów w formie papierowej - ponieważ zamawiający uzna, że nie zostały one złożone wcale. Bezpośrednio świadczyć za tym mogą zapisy rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
W nowym brzmieniu rozporządzenia ustawodawca dopuszcza złożenie dokumentów w elektronicznej kopii (do tej pory mowa była jedynie o oryginałach lub poświadczonych kopiach. Złożenie dokumentów w formie papierowej jest możliwe jedynie w przypadku, gdy zamawiający dopuszcza taką możliwość na podstawie art. 10c ustawy PZP.
Poświadczenie za zgodność z oryginałem dokonuje się poprzez podpisanie elektronicznym podpisem kwalifikowanym kopii papierowego dokumentu. Można też poświadczyć za zgodność z oryginałem wiele dokumentów na raz poprzez opatrzenie bezpiecznym podpisem kwalifikowanym archiwum zawierającego te dokumenty.

Potwierdzenie otrzymania korespondencji przez drugą stronę jest w obecnym stanie prawnym jedynie uprawnieniem, a nie obowiązkiem. Nawet jeśli druga strona nie potwierdzi otrzymania wiadomości wiadomość uważa się za dostarczoną skutecznie jeśli została ona wysłana na właściwy adres korespondencyjny lub za pośrednictwem narzędzia do obsługi zamówień.
Pogląd ten znajduje dodatkowo uzasadnienie w wyrokach sądów
W przypadku komunikacji elektronicznej ważne jest jeszcze jedno - znacząco skraca się czas jaki wyznacza zamawiający na złożenie dokumentów, lub ich uzupełnienie - oryginały (elektroniczne) można bowiem dostarczyć niemal od razu - nie trzeba czekać na operatora pocztowego ani jechać do zamawiającego z papierami. Nie można jednak tego czasu skracać w sposób absurdalny - czyli do kilku godzin. Jednodniowy termin jednak w przypadku komunikacji elektronicznej jest jak najbardziej zasadny. Wykonawca bowiem, czy składając dokumenty na wezwanie zamawiającego, czy uzupełniając je powinien mieć je u siebie, nie musi mieć czasu na ich przygotowanie, czy pozyskanie.

Rażąco niska cena – wielokrotne wezwanie

Przy badaniu i ocenie ofert czasami pojawia się problem związany z rażąco niską ceną.

Czy można wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny więcej niż jeden raz? Jeśli wykazał bierność i nie przysłał wyjaśnień to oczywiście nie. Jeśli zaś złożył wyjaśnienia, ale Zamawiający dalej ma wątpliwości może powtórnie wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień w bardziej szczegółowym zakresie.

Pogląd ten znajduje uzasadnienie w wyrokach KIO

Tezy nie można uogólniać i należy pamiętać, ze wszystko zależy od określonej sytuacji. Kluczowa w tym przypadku jest treść samego wezwania. Jeśli jest ono ogólnikowe i sformułowane w sposób wieloznaczny, można się spodziewać, że wyjaśnienia również będą miały taki charakter.
Obowiązkiem zamawiającego jest formułowanie żądań i pytań precyzyjnych dotyczących konkretnego postępowania i konkretnego problemu. Tylko wtedy bowiem może on podjąć decyzję o odrzuceniu oferty wykonawcy.

Dlaczego badanie oferty w zakresie rażąco niskiej ceny jest ważne?
Wprowadzenie pojęcia „rażąco niskiej ceny” miało za zadanie chronić zarówno wykonawców jak i zamawiających. Możliwość odrzucenia oferty ze względu na to, że zawiera rażąco niską cenę daje szansę na zachowanie równowagi rynkowej. Po pierwsze z postępowania można wyeliminować wykonawców, którzy oferują ceny dumpingowe, a po drugie zamawiający może w prosty sposób obronić się przed podpisaniem umowy, której wykonawca nie wykona ze względu np. na błędne kalkulacje cenowe.
Z literalnego brzmienia tego przepisu wywnioskować można, że wezwanie do wyjaśnień zamawiający może wysłać jeśli ma wątpliwości, czy cena lub koszt za wykonanie zamówienia nie są rażąco niskie. Oczywiście od razu rodzi się pytanie – co oznacza, że są niskie „rażąco”. Z pomocą przyjdzie tu jednak kolejny ustęp cytowanego artykułu
Ustawodawca pomógł nam zamawiającym i wpisał wprost, że cena oferty jest „rażąco niska” jeśli jest o 30% niższa niż:
  1. wartość zamówienia ustalona przed wszczęciem postępowania powiększona o VAT,
  2. wartość zamówienia zaktualizowana po wszczęciu postępowania powiększona o VAT, jeśli ceny istotnie zmieniły się na rynku (znowu nie wiadomo co oznacza istotnie – czy 5% czy 90%).
  3. średnia arytmetyczna cen wszystkich złożonych ofert.
Zamawiający jednak może i w takim przypadku odstąpić od żądania wyjaśnień, jeśli rozbieżności są oczywiste, znane zamawiającemu i nie podlegają dyskusji.

Takie podejście nie jest jednak dobre. Nawet w sytuacji, kiedy Zamawiający ma pewność, że wie dlaczego cena jest na poziomie z oferty, a ofert w postępowaniu jest kilka powinien zwrócić się o wykonawcy o wyjaśnienie rażąco niskiej ceny. Dlaczego? Ponieważ zgodnie z ust. 2 w/w przepisu
Dodatkowo w przypadku wniesienia odwołania do KIO to na Wykonawcy będzie ciążył obowiązek udowodnienia, że zaoferował najniższą cenę i zrobił to świadomie, a co najważniejsze ma na to dowody.
Zgodnie z brzmieniem tego przepisu wyjaśnienia muszą zawierać dowody potwierdzające, że oferowana cena nie jest pomyłką. Przedstawienie dowodów ponadto zmusza wykonawcę do ponownego zastanowienia się na tym, czy na pewno zaoferował cenę na poziomie, który go satysfakcjonuje i czy dobrze wszystko policzył i skalkulował. Z doświadczenia wiem, że pytanie o rażąco niską cenę może uratować postępowanie. Czasami bowiem zdarza się, że pomimo zachowania najwyższego poziomu profesjonalizmu nie skalkuluje wszystkich składników opisu przedmiotu zamówienia. Nie specjalnie, po prostu o czymś zapomni. Jeśli podpiszemy z takim wykonawcą umowę to może okazać się, że niestety jej nie wykona, a zamawiający będzie miał problem z niewykonaną umową.

Rażąco niska cena a wadium

Należy pamiętać, że odrzucenie oferty ze względu na to, że zawiera rażąco niską cenę nie powoduje utraty wadium. Zgodnie z art. 46 ust. 4a ustawy PZP.
Katalog ten jest zamknięty i nie ma możliwości jego rozszerzenia. Nawet bierność wykonawcy i niezłożenie wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego nie powoduje utraty wadium.

Konkurs krok po kroku

Konkurs w zamówieniach publicznych jest bardzo ciekawym zjawiskiem. Oczywiście potraktowany jako „dodatek do ustawy” opisany lakonicznie, ale jednak ciekawy.

Należy zacząć od tego, że konkurs w zamówieniach publicznym nie jest trybem zamówienia publicznego, w ogóle nie jest zamówieniem publicznym. Jest procedurą, dzięki której można wyłonić przyszłego wykonawcę w ramach zamówienia publicznego. Doskonałym przykładem konkursu jest konkurs architektoniczno-budowlany.

Taka formuła przydaje się, jeśli zamawiający nie ma samodzielnie możliwości lub umiejętności, żeby opisać przedmiot zamówienia w jednym z konkurencyjnych trybów – przetargu nieograniczonym lub ograniczonym.

Żeby przygotować konkurs organizator musi posiadać jednak sporo informacji. Po pierwsze musi posiadać ogólną wizję przyszłego zamówienia publicznego. Po drugie w przypadku konkursu architektoniczno-budowlanego musi posiadać program funkcjonalno-użytkowy. Tak przygotowany organizator może przystąpić do przeprowadzenia konkursu.

Opis przedmiotu konkursu, który jest odpowiednikiem opisu przedmiotu zamówienia jest najważniejszym elementem regulaminu konkursu. Jeśli organizator nie opisze dobrze tego, co ma być osiągnięte w konkursie (np. zaprojektowane) prace konkursowe będą niezbyt atrakcyjne. Zresztą bardzo podobna sytuacja występuje w zamówieniach publicznych. Niedostateczny, niedokładny, ogólny opis przedmiotu zamówienia powoduje, że zamawiający otrzyma adekwatne usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Szacowanie wartości konkursu
Art. 111 [Katalog nagród]
1. Nagrodami w konkursie mogą być:
1) nagroda pieniężna lub rzeczowa;
2) zaproszenie do negocjacji w trybie negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych lub
3) zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej.
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, przedmiotem zamówienia jest szczegółowe opracowanie pracy konkursowej.
3. Wartością konkursu jest wartość nagród.
4. Wartością konkursu, w którym nagrodą jest zaproszenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, jest wartość tego zamówienia oraz wartość nagród dodatkowych, jeżeli zamawiający przewidział takie nagrody.
5. Do ustalenia wartości konkursu przepisy art. 35 stosuje się odpowiednio.

JEDZ Elektronicznie

Od 18 kwietnia 2018 r. obowiązkiem Zamawiającego będzie przyjmowanie JEDZ wyłącznie w formie elektronicznej. Elektronicznie nie oznacza wcale w każdej formie. Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247), dopuszczone są następujące struktury danych: .pdf, .doc, .docx,.rtf, .xps, .odt. Zamawiający nie może więc narzucić innych rodzajów plików, niż dopuszczone w w/w rozporządzeniu.

Uwaga
Złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD/DVD, pendrive) nie stanowi jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Bardzo ważne jest również to, żeby dokument JEDZ był podpisany. Podpisanie następuje za pomocą podpisu elektronicznego kwalifikowanego, o którym mowa w Ustawie z dnia 5 września 2016 r. – o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579).


Od 18 października 2018 r. JEDZ składany jest elektronicznie poprzez narzędzia do elektronicznej komunikacji. Na rynku działa wiele różnego rodzaju systemów służących do prowadzenia postępowań w sposób elektroniczny zgodnie z ustawą PZP. Także Urząd Zamówień Publicznych opublikował coś w rodzaju portalu zo zamówień elektronicznych - "miniPortal", który powstał jako program przejściowy między e-Portalem a stanem wymaganym ustawą.

Osobiście zachęcam do skorzystania póki co z rozwiązań komercyjnych. Sam z takiego rozwiązania korzystam i jestem zadowolony. Cała komunikacja, oferty, JEDZ, wymagane oświadczenia i dokumenty przekazywana jest za pomocą dedykowanego rozwiązania. Nie muszę już martwić się o zabezpieczenia JEDZ, odszyfrowywania, pobierania dodatkowych aplikacji etc. Naprawdę warto.

Wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej

Jak wynika z analizy orzeczeń Krajowej Izby Odwoławczej wniesienie wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej musi być czynnością jednostronnie zobowiązującą (w tym przypadku bezwarunkową wypłatę określonej sumy pieniężnej na żądanie Zamawiającego). Gwarancja ubezpieczeniowa musi mieć taką samą płynność jak wadium wniesione w formie pieniężnej.

Treść gwarancji ubezpieczeniowej powinna ściśle odpowiadać treści art. 46 ust. 5 ustawy Pzp (możliwości zatrzymania wadium przez Zamawiającego) ponieważ w przypadku rozbieżności między treścią gwarancji a przepisami ustawy PZP zamawiający narażony jest na niemożność uzyskania środków z tytułu udzielonej gwarancji.

Bardzo często w dokumentach gwarancyjnych zawarte jest sformułowanie:
Gwarancja ubezpieczeniowa przewiduje powstanie roszczenia w przypadku, gdy zawarcie umowy stanie się niemożliwe z winy wykonawcy.
Natomiast zgodnie z ustawą PZP
Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

Udostępnienie protokołu z załącznikami

Zgodnie z art. 96 ustawy PZP oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania, o którym mowa w art. 38 ust. 3, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu. Inaczej - wszystkie dokumenty jakie wytworzył Zamawiający w celu przeprowadzenia zamówienia publicznego można uznać za załączniki do protokołu.

Protokół wraz z załącznikami jest jawny.
  1. Protokół udostępnia się od dnia wszczęcia postępowania;
  2. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania z zastrzeżeniem pkt. 3
  3. Oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.
Oczywiście nie wszystkie załączniki do protokołu są jawne. Dokumenty, które zostały zastrzeżone przez Wykonawcę jako tajemnica przedsiębiorstwa i co do których Zamawiający uznał, że taką tajemnicę stanowić mogą - nie podlegają udostępnieniu.

Protokół z postępowania

Każde postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego musi być dokumentowane, oczywiście Zamawiający posiadają dokumenty, jakie są wykorzystywane w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ale różni Zamawiający wykonują określone czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania w różny sposób.

Żeby niczego nie pominąć i żeby wszystkie czynności w postępowaniu były przeprowadzone przez Zamawiających w sposób zgodny z prawem ustawodawca wprowadził do prawa zamówień publicznych obowiązek sporządzania protokołu z postępowania. Art. 96 ustawy PZP określa zakres informacji jakie mają znaleźć się w protokole, z kolei wzór protokołu określony został w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. poz. 1128)

Jeśli więc Zamawiający wypełniają protokół na bieżąco prawie na pewno nie popełnią podstawowych błędów przy udzieleniu zamówienia - będą pamiętać o opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu, czy ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, prawidłowo oszacują zamówienie, czy wreszcie nie zapomną o zebraniu od osób wykonujących czynności w postępowaniu oświadczeń o niepodleganiu wyłączeniu z postępowania.

Zachęcam więc do wypełniania protokołu "na bieżąco".